Cómo un restaurante toma y organiza las reservas de mesa

Tres lugares distintos donde anotás la misma mesa

El sábado a las nueve de la noche, la reserva de las 21:30 está en tres lugares: el cuaderno al lado del teléfono, un mensaje de Instagram que contestó la encargada desde su celular, y un audio de WhatsApp que nadie escuchó entero. Ninguno de los tres sabe lo que dicen los otros dos.

De ahí salen los problemas de siempre:

• La mesa dada dos veces. Uno anotó la 4 en el cuaderno; el otro la ofreció por mensaje.
• La mesa que quedó vacía. Reservaron seis, no vino nadie, y esa noche había gente esperando en la puerta.
• La reserva que nadie contestó. El comensal escribió el martes, la respuesta salió el jueves, y para entonces ya había comido en otro lado.

Un sistema de reservas no es más que esto: un solo lugar donde entran todas, con el estado de cada una a la vista y el teléfono del comensal al lado. Nada más exótico que eso.

Cómo entra una reserva, de principio a fin

La pieza que cambia el trabajo es el link. Cada local tiene una dirección propia de reservas para pegar en la biografía de Instagram, en el estado de WhatsApp o en la ficha de Google. El que la toca no baja ninguna aplicación: se abre una página y listo.

1. El comensal deja sus datos Nombre, WhatsApp, para qué día y cuántos son. La cantidad se elige con botones (1, 2, 3, 4, 6, 8 y "Otro"), que en el celular es más rápido que escribir.
2. El comensal elige entre los horarios que quedan La página arma horarios cada media hora entre la apertura y el cierre que cargaste, y apaga solos los que ya pasaron y los que no tienen ninguna mesa con lugar suficiente. Si no queda ninguno, lee "No hay horarios disponibles para esa fecha. Probá con otra fecha."
3. El comensal toca su mesa en el plano del salón No una lista de números: el plano real, sala por sala, con cada mesa dibujada donde vos la pusiste y su capacidad al lado. Las que no puede elegir quedan grises y con candado.
4. El comensal confirma y queda esperando tu respuesta Ve el resumen, la seña si pedís seña, y termina en "¡Reserva enviada!". Del otro lado, en tu panel, cae en la solapa Pendientes.

El sistema también esconde las mesas demasiado grandes: para dos personas ofrece las de 2, 3 y 4, no la de 10. Si con ese criterio no quedara ninguna libre, afloja la regla y muestra todas las que entren. Así una pareja no te bloquea la mesa larga de un sábado.

Tres detalles honestos de esos pasos. El primero, y es el que más duele porque pega justo en la escena con la que abre esta página: pasadas las nueve de la noche, el link se adelanta un día y ya no deja reservar para esa misma noche — le contesta al comensal "La fecha no puede ser en el pasado". El segundo: cuando una mesa está gris, al tocarla el comensal ve abajo del plano el motivo —Ocupada, "Solo X personas" o "Mesa grande (Xp)"—, así que en el celular, que es donde reserva casi todo el mundo, entiende por qué no la puede elegir. El tercero: si cobrás la seña por Mercado Pago, la reserva se guarda antes, en el momento en que el comensal toca la mesa, para tener el link de pago listo; si abandona ahí, esa reserva queda en "Seña pendiente" ocupando la mesa hasta que vence.

Mientras tenés la pantalla de reservas abierta, cuando entra una reserva Pendiente suena un pitido y aparece un cartel con el nombre y la hora. Cada reserva llega como un aviso separado: una nueva no tapa a la anterior. Dos aclaraciones que importan si prendés la seña: la reserva que nace en "Seña pendiente" —el camino de Mercado Pago— hoy no dispara ese pitido ni el aviso al celular, aunque la vas a ver igual en la lista; y sí suena cuando el comensal avisa que ya transfirió.

La que llama por teléfono sigue existiendo

Muchas reservas siguen entrando por teléfono, y eso no se arregla con un link. Por eso el panel tiene el botón Nueva reserva, para cargar a mano la que te están dictando mientras hablás.

Pide nombre, teléfono, fecha, hora, cuántos son y una Nota interna (opcional) — el campo donde va "cumpleaños" o "alérgico a mariscos", que el comensal no ve. Las que cargás vos nacen ya Confirmadas: si la estás atendiendo por teléfono, no tiene sentido que después tengas que aceptarla.

Dos detalles que ahorran tiempo real acá:

• Reconoce el teléfono. Apenas escribís el número, si esa persona ya reservó antes en tu local completa el nombre solo y avisa: "Cliente recurrente — última reserva: 12/02/2026". Le funciona bien al número guardado como puros dígitos: si la vez anterior quedó anotado con espacios o guiones, no lo encuentra. Y la fecha que muestra es la de la última reserva de esa persona.
• Elige la mesa por vos. El selector viene en Auto-asignar: busca la mesa más chica donde entren y que no tenga otra reserva cerca. Si cargaste mesas y a esa hora están todas tomadas, no te deja guardar y te lo dice con todas las letras.

El resto de los avisos no te frenan, te avisan y siguen: "La mesa 4 tiene capacidad para 2 personas", "La mesa 4 ya tiene una reserva cercana", "Fuera del horario del comercio (12:00–23:00)". Los leés y decidís vos, porque vos sabés que a esa mesa le podés arrimar una silla. Lo único que bloquea de verdad son tres cosas: los campos vacíos, el tope de 25 personas por reserva y no tener ninguna mesa libre a esa hora.

La seña, y qué pasa cuando la pagan

La seña es la herramienta que tiene un restaurante para que la mesa del sábado no quede vacía. Es opcional: se prende en Ajustes, y ahí elegís si es un monto fijo por reserva o un monto fijo por persona, qué medios aceptás (Mercado Pago y transferencia, solo Mercado Pago, o solo transferencia) y cuántas horas tiene el comensal para pagarla.

Acá hay una diferencia que hay que entender bien antes de arrancar, porque cambia el trabajo de cada noche:

Dicho derecho: solo se confirma sola la reserva cuya seña se pagó por Mercado Pago. Que el comensal apriete "Ya transferí la seña" no confirma nada; es un aviso, no un comprobante.

La seña sin pagar tampoco te congela la mesa para siempre. La tarjeta muestra una cuenta regresiva ("Vence en 3h 20min", en rojo la última hora) y hay una tarea que corre cada media hora y cancela sola las vencidas. El lugar se libera sin que nadie se acuerde de mirarlo. El ajuste "Horas para pagar la seña" vale para todos los caminos, también el de las reservas que entran por el link con Mercado Pago.

Dos aclaraciones que importan. La seña la cobrás en tu cuenta de Mercado Pago, no en la de FEKA: si todavía no la conectaste, el comensal ve un cartel que le pide coordinar el pago con vos. Y el monto del pago no se arma en el celular del comensal: lo vuelve a calcular FEKA de su lado antes de generar el cobro, así el importe que se cobra es el que vos configuraste y no el que llegue desde el teléfono.

Y una que es de contrato, no de pantalla: la seña que cobrás por transferencia y que después queda registrada como cobrada en la plataforma devenga comisión igual que la de Mercado Pago (cláusulas 2.8 y 9.4 de los términos para comercios). Lo que cambia no es si se paga la comisión, sino cómo llega: eso está en "Qué cuesta tomar reservas".

Lo que hoy no hace, antes que la lista de virtudes

Esto es lo que va a decidir si te sirve o no, así que va primero. Si alguno de estos puntos es el corazón de cómo trabajás, mejor saberlo ahora que el primer sábado.

• La reserva que cargás a mano no siempre se puede cerrar después. Cancelar, Finalizar y "No vino" fallan —también sin avisar— en las reservas manuales de un teléfono que nunca reservó por el link. Las que entraron por el link se cierran bien.
• El comensal no ve tu política de cancelación antes de pagar. En Ajustes hay tres interruptores de devolución (si cancelás vos, si cancela el cliente dentro de la ventana, si no se presenta), pero hoy esos ajustes no se le muestran en pantalla al comensal en ningún momento. Y los Términos del Comensal dicen que las condiciones de la seña solo le son oponibles si las vio antes de pagarla. En criollo: si querés retener una seña, hoy no te podés apoyar en esos interruptores — avisale vos, por escrito, antes de que pague.
• No podés cerrar días sueltos. Hay una hora de apertura y una de cierre, iguales para todos los días. No existe el feriado, el día de descanso ni las vacaciones. Si cerrás los lunes, el link va a seguir ofreciendo horarios el lunes.
• No maneja dos turnos. Si trabajás mediodía y noche, los horarios se generan de corrido de la apertura al cierre: también va a ofrecer las 17:00, con la cocina apagada.
• No hay lista de espera. Cuando está lleno, el comensal lee "No hay horarios disponibles para esa fecha" y se va. Nadie le avisa si después se libera algo.
• No manda WhatsApp solo. Cada tarjeta tiene un botón que te abre el chat con el comensal con el mensaje de confirmación ya escrito, pero lo mandás vos. Tampoco hay recordatorio automático el día antes.
• No devuelve la seña sola. Los ajustes de devolución se guardan, pero hoy no los ejecuta nadie: la transferencia de vuelta la hacés vos a mano. Y cuándo corresponde devolver no lo elegís en el momento: lo fija lo que le hayas mostrado al comensal antes del pago. Si la reserva la cancelás vos, la seña vuelve completa. Cuando devolvés, la comisión de FEKA también vuelve para atrás (cláusula 9.9 de los términos para comercios).
• El "No se presentó" depende de que alguien tenga la pantalla abierta. Ese pase automático lo hace el navegador, no un servidor, y además hay que haber cargado los minutos en "Expirar reserva si el cliente no aparece". Si esa noche nadie abrió Reservas, la reserva queda como estaba hasta que la toques.
• No se conecta con Google Calendar ni exporta a planilla de cálculo. La agenda de reservas vive adentro de FEKA. (La exportación a planilla que sí existe es la de pedidos, no la de reservas.)
• El comensal no puede mover su reserva. Puede cancelarla, y puede pedir cambiar la cantidad de personas — ese pedido le llega al local, que lo aprueba o lo rechaza desde el panel; mientras está pendiente le desaparece el lapicito de editar, y si se lo rechazan puede volver a pedirlo. Para cambiar día, hora o mesa hay que cancelar y hacer una nueva.

Y una al revés. Si quedás atrasado con la comisión, la cuenta puede pasar a modo solo lectura — pero no de un día para el otro: primero te llega un aviso por mail —a los catorce días de deuda, con no menos de cinco días de aviso antes del corte—, y solo pasa si la deuda supera el mínimo (el mayor entre $10.000 y una semana de tu propia comisión promedio) y lleva más de veintiocho días corridos sin pagarse. Apenas pagás, se reactiva sola y sin ningún cargo de rehabilitación. Siendo exactos con lo que hace el sistema hoy: en ese estado lo que efectivamente se frena es la carga manual de reservas desde el panel y el cobro de señas nuevas por Mercado Pago. El link público sigue tomando reservas sin seña, aunque el contrato dice que también tendría que dejar de aceptarlas (cláusula 10.4.1): esa parte todavía no está puesta.

Cómo se ve la agenda del día

Todo esto vive en una sola pantalla, Reservas & Agenda, con un botón para sacarla a su propia ventana y dejarla abierta en la computadora de la caja toda la noche.

Arriba hay cinco solapas: Hoy, Pendientes, Confirmadas, Historial y Ajustes. Las tres primeras llevan su número al lado cuando tienen algo; Historial y Ajustes no tienen contador. Abre en Pendientes, que es lo que hay que resolver, no lo que ya está resuelto.

La misma agenda se mira de tres formas, con un interruptor de tres botones:

• Lista — una tarjeta por reserva, para trabajar.
• Semana — siete columnas de lunes a domingo, cada reserva como una fichita con hora, nombre, personas y mesa. Sirve para ver de un vistazo cómo viene el fin de semana.
• Mes — el calendario, con un puntito por reserva en cada día. Tocás un día y se abre su detalle.

Cada tarjeta dice de dónde vino: etiqueta Manual si la cargaste vos, Online si la hizo el comensal desde el link. Y muestra cuándo la pidió ("Reservó el 14/03 20:31"), que es el dato que te dice si esa reserva la hicieron con dos semanas de anticipación o hace veinte minutos.

Los estados tienen nombre de persona, no código: Pendiente, Seña pendiente, Confirmada, Rechazada, Cancelada, Cancelada por cliente, Finalizada y No se presentó. Los botones cambian según dónde esté cada una: antes de la hora aparece Cancelar; después de la hora aparecen Finalizar y No vino. Y hay un buscador que dice "Buscar por nombre o teléfono..." y busca en las dos cosas a la vez, que es exactamente lo que necesitás cuando alguien llama y dice "reservé para el viernes, soy Martínez".

La reserva tiene que llegar hasta el salón

Una agenda que se queda en la oficina no sirve. En Gestión de Mesas, cada mesa muestra su bloque de próximas reservas con las tres siguientes: si es hoy dice "Hoy", si no la fecha, más la hora y cuánta gente. Y la mesa se pinta como Reservada desde cinco minutos antes de la hora hasta veinte después. Solo cuenta las reservas que ya confirmaste.

Ojo con esto, porque es una expectativa que suele venir mal armada: la mesa no queda apartada toda la noche. Se marca alrededor de la hora reservada, no desde que el comensal apretó el botón tres días antes. Para el mozo que mira el plano alcanza, que es de lo que se trata.

Dos cosas de esa pantalla que hoy no están finas, y las vas a notar. El cartel Reservada mira la hora pero no el día: una reserva confirmada para el sábado que viene a las 21:00 también te pinta esa mesa de rojo hoy, entre las 20:55 y las 21:20, y todos los días hasta que llegue. Y pasadas las nueve de la noche el plano empieza a contar el día siguiente, así que las reservas de esa misma noche se le caen de la lista — justo cuando el mozo mira. Las dos están anotadas como errores, no como diseño.

Del otro lado, el comensal tiene su propia sección de reservas, donde ve todas las suyas — de todos los locales — y puede cancelar. Cuando cancela, a vos te aparece como Cancelada por cliente, no como un misterio.

Y si la reserva está Confirmada y tiene mesa asignada, al comensal le sale un botón para hacer el pedido en esa mesa: lo lleva a tu carta digital ya parado ahí. Puede armar y hasta pagar el pedido antes de llegar, y la comanda entra a la cocina como cualquier otra. Para un local con cocina lenta, eso puede adelantar parte de la cocina antes de que el comensal se siente.

Qué cuesta tomar reservas

Tomar reservas sin seña no tiene comisión. No pasa plata por el sistema, así que no hay nada que cobrar: el link, la agenda, el plano y los estados no se pagan por reserva. Ojo con una cosa: lo que no tiene comisión es la reserva. Si después el comensal hace el pedido por la carta y lo paga, ese pedido sí paga la comisión de siempre.

La reserva con seña sí tiene comisión. El monto que vos configurás es el que cobrás por la reserva; el recargo se le suma al comensal por arriba de ese monto. El porcentaje no es el mismo para todos los comercios: figura en tu panel, en Ajustes → Comisiones, y quedó registrado el día que aceptaste los términos. Por eso no vas a encontrar un número escrito acá — un número publicado envejece y termina contradiciendo al contrato. Tené presente que los porcentajes del anexo económico se expresan sin IVA (cláusula 9.13).

Y una diferencia que te cambia la plata de la semana: el recargo lo paga el comensal, pero frente a FEKA el obligado al pago de la comisión es el comercio (cláusula 9.3.5). Si cobrás la seña con Mercado Pago conectado desde FEKA, la comisión se separa sola en el mismo pago y no tenés que hacer nada. Si la cobrás por transferencia —o si conectaste Mercado Pago pegando la credencial a mano—, la plata entra entera a tu cuenta y esa comisión te queda como saldo a restituir: el período cierra los lunes y se transfiere dentro de los siete días corridos (cláusulas 9.5.1, 9.6.1 y 9.6.2).

Si lo que estás mirando de verdad es la palabra "gratis" y dónde suele estar la letra chica en los sistemas para restaurantes, eso está contado aparte.