Control de stock por receta: vender el plato y que baje el insumo

El plato se vende, pero lo que se gasta es otra cosa

Nueve y media de un sábado. Entra un pedido de dos napolitanas y recién ahí la cocina descubre que quedaba una sola porción de muzzarella. El mozo vuelve a la mesa, pide disculpas, ofrece otra cosa. La mesa, incómoda, pide la cuenta.

El problema no fue la muzzarella. Fue que nadie supo que se estaba acabando hasta el momento en que hizo falta.

Y pasa por una razón boba: en un restaurante nadie compra insumos. Nadie te pide 180 gramos de carne y 40 de queso. Te piden una hamburguesa. Pero lo que se vacía en la heladera es la carne y el queso. Entre lo que sale por caja y lo que falta en la heladera hay una traducción, y esa traducción es la receta.

Mientras esa traducción viva solamente en la cabeza del cocinero, el control de stock gastronómico es una planilla que alguien actualiza el lunes y que el miércoles ya miente.

Qué quiere decir “stock por receta”

Es una idea sola: le contás al sistema de qué está hecho cada plato. Cuando el plato se vende, en vez de restar “una hamburguesa”, resta la carne, el pan y el queso, cada uno en su cantidad.

Conviene no mezclar dos palabras, porque las dos aparecen en pantalla:

• Insumo es la materia prima suelta: el kilo de carne picada, el litro de leche, la botella de gin.
• Ingrediente es ese mismo insumo, pero adentro de una receta y con una cantidad al lado: “carne picada, 180 g”.

Con eso el sistema puede hacer una cuenta que a las nueve de la noche no hace nadie a mano: cuántas porciones te quedan de cada plato.

La cuenta es corta y vale la pena entenderla, porque es la que vas a ver. Por cada ingrediente divide el stock que hay por la cantidad que pide la receta y redondea para abajo. Después se queda con el número más chico de todos. El ingrediente que primero se acaba manda: si tenés carne para veinte hamburguesas pero pan para seis, tenés seis hamburguesas.

Ese número —las porciones posibles— es el corazón de casi todo lo demás. De ahí salen el cartel de “Agotado” en la carta digital y el freno cuando alguien quiere pedir lo que no hay.

La alerta de reposición es otra cosa, y no hay que confundirlas: no mira las porciones ni las recetas, mira el stock de cada insumo contra el mínimo que vos le pusiste. Por eso, si a un insumo nunca le cargaste un mínimo, no va a entrar en el globito rojo del menú aunque esté en cero —sí va a aparecer en la tarjeta “Sin stock”, adentro de la sección—.

Cómo se arma, en el orden que funciona

El error más común es empezar por las recetas. No se puede: una receta necesita insumos ya cargados. Este es el orden que evita rehacer todo.

1. Cargá los insumos, no los platos Un insumo es lo que le comprás al proveedor. Nombre, categoría, cuánto tenés hoy y cuál es el mínimo con el que querés que te avise. Si ya tenés una planilla armada, en Stock → Insumos hay un botón Plantilla que te baja un Excel para completar y subir de una vez, en lugar de cargar de a uno. Con un detalle que conviene aprovechar: esa plantilla ya trae la columna del paso 2 —“¿Cómo se consume?”—, así que podés dejar cada insumo con su tipo desde el mismo Excel. Lo único que entra como Cocina es lo que dejes en blanco en esa columna, y eso sí hay que corregirlo a mano.
2. Decidí cómo se consume cada uno Al dar de alta un insumo la pregunta es “¿Cómo se consume?”, y hay tres respuestas posibles: Cocina, Salón / Mesa y Mantenimiento. Sólo los de Cocina entran en las recetas y se descuentan solos; los otros dos se corrigen contando. La que elijas cambia todo lo que viene después.
3. Aclará en qué comprás y en qué usás Comprás gin por botella, pero el trago lleva mililitros. Se declara una vez —una botella son 750 ml— y después, al registrar un ingreso, elegís si estás cargando botellas o mililitros: la conversión la hace el sistema. Es lo que evita el clásico “puse 6 y quería decir 6 botellas”.
4. Escribí la receta de cada plato Producto de la carta de un lado, lista de ingredientes con cantidades del otro. Se puede imprimir en hoja A4, con casilleros para tildar, y colgarla en la cocina.
5. No te saltees las variaciones ni las opciones Acá hay algo que la pantalla no explica y vale la pena tener claro: un producto puede llevar dos recetas distintas. Está la receta base, que es la del producto entero, y está la receta propia de cada variación, o sea de cada tamaño. Si el mismo café viene Jarrito y Grande, cada tamaño lleva la suya.
   Si a un tamaño le falta su receta, ese tamaño no frena la venta: queda sin tope en la carta. Y al venderse pasa una de dos: si el producto tiene cargada una receta base, gasta los insumos de esa; si no la tiene, no gasta nada. Ninguna de las dos es lo que querés.
   Si además el producto tiene opciones a elegir —el relleno de la medialuna, la infusión del combo—, cada opción puede sumar sus propios insumos, que se agregan a los del plato. Esto es lo que más se saltea y lo que más problemas trae después.

Los tres tipos de insumo del paso 2, con lo que implica cada uno:

La división no es un capricho: nadie sabe cuántos gramos de servilleta gasta una mesa. Por eso esos dos tipos ni siquiera aparecen en la lista cuando armás una receta. Un rollo de papel de cocina no se puede meter adentro de una milanesa. Ojo con lo del paso 1: si cargaste por Excel y dejaste la columna del tipo en blanco, esos insumos entraron como Cocina y hay que corregirlos a mano antes de escribir las recetas.

El momento exacto en que se mueve el inventario

Esta parte conviene leerla despacio, porque casi nadie la adivina.

En FEKA el insumo no se descuenta cuando entra el pedido, ni cuando lo aceptás, ni cuando lo cobrás. Se descuenta cuando alguien aprieta Marcar como Entregado en el tablero de pedidos. Es el último botón del recorrido: aceptar, listo para entregar, entregado. Recién ahí el sistema abre la receta, mira la variación y las opciones que eligió esa mesa, y resta.

Tiene lógica: un pedido cobrado que todavía no salió de la cocina no gastó nada. Pero tiene una consecuencia práctica que hay que decir derecho: si el equipo cobra y nunca marca el pedido como entregado, el inventario no se mueve. El circuito de los pedidos que van del salón a la cocina deja de ser una formalidad y pasa a ser lo que mantiene vivo el número.

Cada vez que algo entra o sale queda anotado un renglón con la fecha, el insumo y la cantidad. El panel los llama movimientos y viven en Stock → Movimientos. Tres detalles sobre ellos, por si aparecen:

• Marcar el mismo pedido dos veces no descuenta dos veces. El pedido queda sellado como ya descontado.
• Si cancelás un pedido que ya estaba entregado, los insumos vuelven al inventario —incluidos los de las opciones que había elegido la mesa— y queda anotado un movimiento de reversión.
• Si el insumo no alcanzaba para lo que se vendió, el stock queda en cero y nunca en negativo, y el movimiento guarda cuánto faltó. Pero el aviso en pantalla es un cartelito pasajero que ve solamente el aparato desde el que se apretó Entregado: casi siempre el celular del mozo, no la pantalla del dueño. Del lado tuyo, lo que vas a ver es ese insumo en cero en el panel de Stock; no hay un cartel esperándote.

Y una aclaración importante: esa resta la hace el panel del comercio, el mismo que usás para ver los pedidos. No es un robot que trabaja de madrugada con todo cerrado. Lo que sí funciona por su cuenta, del lado del servidor, es otra cosa: la de la sección que sigue.

Qué pasa cuando dos mesas piden lo último

A las diez de la noche puede haber cuatro celulares mirando la misma carta. Si queda una porción de tiramisú, el riesgo obvio es que dos mesas la pidan al mismo tiempo.

Contra eso hay tres frenos encadenados, y actúan en momentos distintos:

1. Cuando el comensal toca “Añadir”, el celular chequea si alcanza. Si no, no lo deja y le dice cuántas quedan.
2. Cuando confirma el pedido, se vuelve a chequear. Si mientras armaba el pedido otra mesa consumió, se lo avisa ahí mismo.
3. Al crear el pedido, el servidor de FEKA lo mira de nuevo por su cuenta, releyendo los productos, para que dos pedidos que llegan en el mismo segundo no pasen los dos.

Además, mientras un pedido está en curso —recibido, en preparación o listo— sus unidades quedan apartadas, aunque el insumo todavía no se haya descontado. Se devuelven solas cuando el pedido se completa o se cancela.

Todo eso hace que vender de más sea mucho más difícil. No lo hace imposible, y no vale prometer que sí. El candado del servidor está hecho a propósito para dejar pasar cuando duda: si al producto le falta el dato o no tiene receta cargada, no frena, porque rechazar una venta buena sale más caro que avisarle a una mesa que se acabó el tiramisú. Los términos para comercios lo dicen con todas las letras: el control de stock no garantiza el resultado ante pedidos simultáneos, y resolver el faltante frente al cliente queda del lado del comercio. Mantener la disponibilidad al día también.

Una precisión sobre el cartel de “Agotado”, porque es fácil entenderlo al revés. La carta escucha los productos en vivo: cuando el stock baja de verdad —otra mesa pidió y alguien marcó ese pedido como entregado— el “Agotado” le aparece solo a quien está mirando la carta, sin que tenga que recargar nada. Lo que no se repinta solo es la reserva: que otra mesa tenga un pedido en curso no le tacha el plato al que está navegando en ese momento; ese freno le llega cuando toca “Añadir” o cuando confirma. Es a propósito: si la carta se re-dibujara con cada pedido ajeno, se le movería debajo del dedo toda la noche.

Los cinco lugares donde esto se rompe

1. Variaciones cargadas a medias

Si cargás la receta del café Grande y no la del Jarrito, el Jarrito queda sin tope en la carta: se puede pedir sin límite. Y al venderse pasa una de dos: si el producto tiene cargada una receta base, gasta los insumos de esa; si no la tiene, no gasta nada y el número se queda quieto. En los dos casos no frena. Si un producto tiene variaciones, cargá la receta de todas.

2. El insumo borrado

Si borrás un insumo que estaba adentro de una receta, esa receta queda rota. Pero —y esto es lo que hay que saber— el bloqueo no es automático en ese momento: el producto no queda agotado solo, y la carta lo sigue ofreciendo con el número viejo hasta que alguien recalcule. Para que el sistema se entere hay que entrar a Stock y apretar Recalcular disponibilidad; también alcanza con guardar cualquier insumo o cualquier receta, que dispara lo mismo. Recién ahí el producto queda agotado y aparece un cartel diciendo en cuáles pasó (una sola vez por sesión del navegador). Conclusión práctica: si borrás un insumo, recalculá en el acto, no el lunes.

3. “Tomate” y “tomates”

Dos fichas para la misma cosa arruinan la cuenta en silencio: una se descuenta y la otra no. Cuando escribís el nombre de un insumo nuevo, si ya existe uno parecido el sistema te lo muestra y te ofrece agregarle stock al que ya está, en lugar de crear otro. Vale la pena leer ese cartel en vez de saltearlo.

4. La receta que no coincide con la cocina

Lo que carga el dueño en la computadora y lo que hace la mano del cocinero rara vez pesan igual. Si la receta dice 180 g y en la práctica van 220, el sistema te va a decir que te quedan más hamburguesas de las que te quedan. Por eso vale la pena imprimir la receta y colgarla, y por eso existe el recuento.

5. Las opciones que no se ven

Los insumos que cargaste dentro de una opción a elegir sí se descuentan cuando se vende, pero no aparecen en la vista de “Ver” de la receta ni en la hoja que se imprime para la cocina. Se ven solamente adentro del editor. Si algo se descuenta y no entendés de dónde sale, mirá ahí.

Ningún sistema sabe lo que se cayó al piso

Un control de stock por receta sabe lo que se vendió. No sabe lo que se rompió, lo que se pasó de fecha, lo que entró de un proveedor y nadie cargó, ni la porción que salió más generosa que la receta. Esa diferencia existe siempre, en todos los negocios, y la única forma de cerrarla es contar.

El recuento de FEKA es guiado. Elegís qué tipos de insumo y qué categorías vas a contar, y la pantalla te va pasando uno por uno: te muestra lo que dice el sistema y te pide lo que contaste de verdad.

Hay un botón para pausar, y lo que ya contaste queda guardado. Cuando volvés y apretás “Continuar”, el sistema te devuelve los números que habías cargado y te deja parado en el insumo donde estabas, con las mismas categorías y los mismos tipos que habías elegido: si el recuento era de cocina, las servilletas y la lavandina siguen afuera. La única advertencia es que hay que apretar el botón de pausa. Si cerrás el navegador de golpe sin pausar, lo que contaste en esa pantalla no llegó a guardarse.

Al final hay una pantalla de revisión con lo contado, lo que faltó y lo que sobró. Cuando la diferencia es grande, no te deja seguir sin poner un motivo: rotura o accidente, vencimiento, robo o pérdida, entrega no registrada, error de sistema, u otro con texto libre. Ese motivo queda guardado en el movimiento y se lee en el detalle del recuento, adentro del historial.

No es burocracia. Es la única manera de que dentro de tres meses puedas mirar para atrás y ver por dónde se te va la mercadería, en vez de intuirlo. Con una aclaración honesta: los movimientos que genera el sistema por su cuenta —una venta, una reversión— figuran como hechos por el sistema, no por una persona.

Lo que FEKA no hace hoy

Un módulo de stock se elige tanto por lo que hace como por lo que no. Esto es lo que hoy no está, dicho acá y no cuando ya mudaste la operación:

• No calcula el costo de cada plato. Hay una calculadora de costo, pero es por insumo: le ponés cuánto pagaste y cuánto trae, y te devuelve el costo por gramo o por mililitro. No multiplica la receta ni muestra el margen del producto. Si eso es lo que venís a buscar, hoy no está.
• No te avisa por mail ni por WhatsApp. La alerta de faltante es un globito rojo en el menú y unas tarjetas adentro de la sección. Hay que entrar a mirar.
• No hace órdenes de compra. El proveedor es un campo de texto en la ficha del insumo y nada más: no hay pedido al proveedor, ni comparación de precios, ni sugerencia de qué reponer esta semana.
• No lee remitos ni facturas. La mercadería que entra se carga a mano o por Excel.
• No maneja preparaciones de base. No podés cargar “salsa bolognesa” como receta y después usarla adentro de la lasaña. La receta es siempre plana: producto e insumos.
• No lleva lotes. Hay una sola fecha de vencimiento por insumo, la del lote que tenés. Si entra mercadería nueva con otra fecha, se pisa a mano.
• No separa depósitos ni sucursales. Los insumos cuelgan de una cuenta, y una cuenta es un local.
• No valoriza el inventario en pesos. Los movimientos guardan cantidad, no importe. No hay ninguna pantalla que te diga cuánta plata tenés en la heladera.
• No se le puede esconder a un empleado. Hoy el mozo, el cajero y el encargado ven la sección Stock.

Nada de esto es un secreto ni una promesa a futuro: es cómo está hoy. Si alguna de esas cosas es justo la razón por la que estabas buscando un sistema de stock, mejor saberlo ahora. Es la misma pregunta que hay que hacerle a cualquier sistema antes de mudar la operación: qué hace de verdad, no qué dice el título. De eso hablamos también en qué quiere decir que un sistema sea gratis.